V uplynulém desetiletí se dominance otevřených prostorů v moderních kancelářích stala výraznější a vytlačila jiné typy organizace prostoru. Zatímco otevřený prostor zlepšuje interakce zaměstnanců a snižuje náklady na nemovitosti, také ztěžuje soustředění a soustředění na práci, což negativně ovlivňuje produktivitu a může nakonec převážit nad výhodami.
Samozřejmě by prakticky každá kancelář měla mít otevřené komunikační oblasti, které zvyšují frekvenci a účinnost interakcí zaměstnanců a zvyšují pravděpodobnost inovací. Takové oblasti však vytvářejí vizuální a hlukové interference v otevřených prostorech, které narušují koncentraci, a práce vyžadující soustředění je stejně důležitá jako týmová práce. Proto stojí za to zjistit, co přesně ovlivňuje koncentraci, jak se můžete vyhnout její ztrátě a také jak kompetentně kombinovat otevřené oblasti s oblastmi pro soustředěnou práci.
Každý ví o problému hluku a ztráty koncentrace v otevřeném prostoru, ale bohužel jen málo z nich se touto otázkou vážně zabývá. Možná proto, že zvuk není vidět, podceňujeme jeho význam. Pokud by například v kanceláři došlo k úniku, i když ne velmi závažnému, odpovědný personál by jej okamžitě začal řešit. Zvukové „úniky“mohou být stejně škodlivé pro kancelářskou práci, ale z nějakého důvodu tento problém na rozdíl od mokrého koberce snadno ignorujeme.
Podle Haworth Research Center v průměru zaměstnanci ztrácejí 28% své pracovní doby kvůli rozptýlení v kanceláři. Ve výsledku musí začít svůj pracovní den dřív nebo zůstat pozdě, aby splnili všechny úkoly, které vyžadují ticho a soustředění. Tento problém není zdaleka nový. Pracovníci kanceláře často potřebují ústupová a soustředěná místa, a tento faktor je bohužel v otevřených pracovních prostorech nejméně zohledňován. Podle statistik ze studie se více než polovina všech zaměstnanců domnívá, že je obtížné se ve své kanceláři soustředit, a proto ztrácí spoustu času.
Kromě vizuálního nepořádku a hlukové zátěže, které musí zaměstnanci v otevřených kancelářích čelit, jsou bombardováni rušivými prvky, jako jsou e-maily, bzučení chytrých telefonů a vyskakovací zprávy. Přebytek informací z nepřetržité mobilní a internetové komunikace je „paralyzuje“a zbývá méně času soustředit se na svou práci a nestandardní řešení problémů. Lidský mozek funguje stejně jako před tisíci lety, ale nyní máme všechny tyto technologie a naše biologie nedrží krok s jejich vývojem. Informační přetížení se rychle stalo hlavním negativním trendem na trhu lidského kapitálu.
Ztráta koncentrace
Při práci na jednom úkolu se člověk může soustředit takovým způsobem, že bude vnímat pouze informace, které považuje za důležité, ignoruje vše ostatní. To je úžasná schopnost lidského mozku. Když se však objeví více rozptýlení, pozornost se často přesouvá od daného úkolu k méně důležitému.
Je důležité si uvědomit, že rozptýlení lze rozdělit na dva typy: interní a externí. A podle studie trvá průměrně 23 minut, než se zaměstnanci znovu zaměřili a vrátili se do práce přerušeni vnějšími rušivými vlivy. Je zajímavé, že se při tom soustředí na alespoň dva další úkoly, než se vrátí k tomu, co dělali dříve.
Interními faktory jsou zpravidla osobní myšlenky nebo zkušenosti, které přímo nesouvisejí s prací, například to, co jíst na oběd nebo jaké věci zůstávají na večer. Jak se ukázalo, návrat do práce, rozptylovaný vnitřními faktory, je poněkud obtížnější a trvá asi 30-35 minut. Trávíme tedy hodně kognitivního úsilí ovládáním vlastních rušivých myšlenek. Proto je tak důležité minimalizovat účinek vnějších faktorů - koneckonců, čím více úsilí je zapotřebí k řešení vnějších faktorů, tím častěji bude člověk rozptýlen a tím více času bude zbytečné.
Čím více multitaskingu, tím nižší účinnost
Lidský mozek není schopen zpracovávat informace stejným způsobem jako počítač, který může provádět několik procesů současně. Lidé mají tendenci být více v řadě akcí. Když se snažíme splnit dva nebo více úkolů, často máme pocit, že to děláme najednou. Ve skutečnosti při přepínání mezi úkoly ztrácíme spoustu času a čím déle jsou dokončeny, tím více ztrácíme koncentraci a děláme více chyb. Mnozí dokonce označují multitasking jako jinou formu rozptýlení, protože více úkolů mezi nimi obvykle odvádí pozornost.
Například máme za úkol naplnit několik sklenic z jedné láhve vody. Nemůžeme je plnit současně, takže je buď plníme úplně po jednom, nebo kousek po kousku a znovu a znovu se vracíme k prázdným sklenicím. V prvním případě to samozřejmě zvládneme rychleji a efektivněji, zatímco ve druhém případě bude proces trvat déle, zatímco můžeme nalít více vody kolem brýlí. A čím více sklenic, tím déle bude tento proces trvat a tím více vody vylijeme.
Technologie může být při multitaskingu obzvláště náročná, protože se všemi rozptýlením jsme ve stavu, kdy se připravujeme na to, abychom byli rozptýlení, a většina lidí multitasking jednoduše nezvládá. Proto se zaměřením na jednu aktivitu pracujeme produktivněji. Zejména ve stavu „flow“.
Vstupte do streamu
Flow je pojem v psychologii, který vyvinul maďarský psycholog Mihai Csikszentmihalyi v 70. letech. Tento termín označuje duševní stav, ve kterém je člověk plně zapojen do určité činnosti, motivovaný, plný energie a často ztrácí pojem o čase. Tímto způsobem pracuje nejen produktivněji, ale také kreativněji.
Vnější rozptýlení může rušit zaostření, ale má jen malý nebo žádný vliv na ty, které jsou ve stavu „toku“. Například hudbu v kanceláři může jeden vnímat jako rozptýlení a jiný si ho téměř nevšimnout, i když jsou oba zaměřeni na stejný úkol. To může znamenat, že druhý již vstoupil do stavu „toku“, zatímco druhý se o to pouze pokouší, ale zasahují do něj vnější faktory.
Na druhou stranu vnější podněty nemusí být rušivé, ale naopak mohou být užitečné pro splnění úlohy. Někdy je nutné pochopit a vyhodnotit vnější situaci a prostředí. Toto situační povědomí může být užitečné pro určité činnosti. Například při řízení je člověk soustředěný, zatímco potřebuje vyhodnotit různé situační faktory: silnici, semafory, ostatní účastníky silničního provozu.
Produktivní kancelářská práce vyžaduje jak situační povědomí, tak vstup do „plynulého“stavu. Bohužel je nemožné být v obou státech současně, proto s přihlédnutím k aktuálním úkolům, okolnostem a vnitřním a vnějším faktorům musí zaměstnanci mezi nimi přepínat. A kancelářské prostory by měly podporovat práci v každém z těchto států.
Koncentrace designu pracovního prostoru
Rozptýlení nezmizí, ale kancelářské prostory by měly spíše zaměřovat práci, než vytvářet nové překážky pro dosažení „plynulého“stavu.
Pracovní potřeby zaměstnanců se mění po celý den v závislosti na úkolu. Například nejprve musíte třídit poštu, uskutečnit několik hovorů, připravit se na schůzku, projednat úkoly s kolegy a poté připravit komerční nabídku. Pouze s integrovaným přístupem k designu můžete vytvořit prostor, který je vhodný pro všechny uvedené činnosti.
Tento holistický přístup k organizaci kancelářských prostor zahrnuje pět principů: rozmanitost, výběr, ovládání, rozpoznávání a doplňování.
Rozmanitost. Nevybírejte mezi otevřeným a soukromým prostorem, musíte zaměstnancům poskytnout obojí a také jim dát příležitost vybrat si vhodný prostor pro každý úkol. Práce, které vyžadují soustředění, lze provádět v jakékoli oblasti: někdo je pohodlnější na otevřeném prostoru za zvuku kancelářského bzučení, zatímco někdo potřebuje úplné ticho na odlehlém místě. Hlavní věc je, že oba typy prostoru jsou prezentovány v kanceláři.
Výběr. Důvěřujte svým zaměstnancům, aby si vybrali, kde, jak a kdy budou dělat svou práci. A oni sami budou schopni najít podmínky, ve kterých budou nejproduktivnější.
Kontrola. Dejte zaměstnancům kontrolu nad svým pracovištěm. Pokud za ně rozhodnete vše, pak je vysoká pravděpodobnost, že se budou mýlit s jejich preferencemi. Například tím, že se společnosti rozhodnou eliminovat rušení hluku mezi zaměstnanci a izolovat je od společných prostor, mohou společnosti významně snížit interakci kolegů. Místo toho dejte zaměstnancům možnost regulovat soukromí svého pracoviště, frekvenci interakce s kolegy, stejně jako sadu příslušenství, úroveň světla, teplotu atd. Samotné zjištění, že mohou ovládat svůj pracovní prostor, může vyrovnat některé negativní účinky rozptýlení.
Uznání. Dostat se z bodu A do bodu B, pak do bodu C by mělo být snadné. Jasné a jednoduché rozvržení umožňuje lidem rychle se pohybovat ve vesmíru a vyhnout se nepříjemným situacím a plýtvání časem. Skutečně srozumitelné rozložení umožňuje zaměstnanci mentálně si představit mapu kanceláře, najít v ní kolegy a intuitivně pochopit účel každé zóny. Když jasně vymezíte funkční oblasti, nepřetížíte kognitivní procesy zaměstnanců zbytečnými myšlenkami a jsou okamžitě připraveni nasměrovat svou energii k dokončení úkolů místo toho, aby se snažili navigovat ve vesmíru.
Doplňování sil. Dejte zaměstnancům čas a prostor na přestávky. Když se dlouhodobě soustředíme na práci, vydá se hodně energie a tělo se rychleji unaví. Náš mozek dělá opravdu úžasné věci tím, že nám umožňuje dlouhodobě se na něco soustředit, aniž bychom věnovali pozornost rozptýlení. Proto je „dobíjení“po takové činnosti prostě nutné. Jednou z možností, jak si dobít energii, je užít si pohled z okna při krátké přestávce v práci a každá společnost by měla tuto příležitost poskytnout. Můžete si také po celý den udělat krátké přestávky, popadnout svačinu nebo si popovídat s kolegy v neformálních oblastech. Jedna nebo dvě delší přestávky, jako je návštěva posilovny nebo procházka mimo kancelář, mohou poskytnout potřebnou energii pro delší pracovní sezení. Je důležité poskytnout zaměstnancům tyto možnosti, aby měli vždy energii pracovat soustředěně.
Problém koncentrace v ruských kancelářích
Denis Chernichkin, ředitel Haworth Business Interiors, uvedl své komentáře k této studii a porovnal je s ruskou realitou.
"Problém koncentrace v otevřených prostorech v Rusku není o nic méně naléhavý než na Západě." Dokonce bych řekl, že problém je ještě akutnější. Faktem je, že například americké společnosti se z větší části docela opatrně stěhují do otevřeného prostoru a používají ho pouze pro konkrétní divize nebo zóny. V ruských kancelářích se tento přechod stal ostřejším a přímočařejším, bez ohledu na specifika činností zaměstnanců a jejich pracovní styly. Navíc často v mnoha řadách monotónních „laviček“neexistují prakticky žádné vymezení ani akustické bariéry. Proč hluk a další rozptýlení dosahují kritické úrovně. To potvrzuje náš výzkum Ideation v ruských kancelářích, v důsledku čehož neustále dostáváme potvrzení, že téměř v každé společnosti je hlavní stížností zaměstnanců nedostatek soukromí a neschopnost soustředit se.
Aby se zaměstnanci mohli soustředit na své úkoly, měl by pracovní prostor poskytovat jasně definované oblasti pro týmovou, individuální a soustředěnou práci. Tyto zóny by neměly soutěžit, ale vzájemně se doplňovat. Větší rozmanitost a dostupnost toho či onoho prostoru umožňuje zaměstnancům využívat nejvhodnější prostředí pro aktuální úkol a umožňuje jim, aby nerozptylovali sousedy, a také zmírňuje nudnou monotónnost opakujících se řad otevřeného prostoru a zlepšuje akustický komfort.
A samozřejmě je nesmírně důležité školit zaměstnance o správném využívání prostoru. Je nutné zapojit lidi do procesu změn od samého začátku, protože je mnohem snazší realizovat nápady získané prostřednictvím komunikace s kolegy a neukládat ostatním. Společnosti musí posílit nové chování prostřednictvím dobře formulované strategie změn, komunikace a školení. V takovém případě se nesetkají s odporem zaměstnanců a účinnost inovací bude co nejvyšší. “Na základě Haworth Research
