V poslední době si pojmy agilní a činnost založená na činnosti získávají stále větší oblibu a mnoho společností již zvažuje možnost jejich implementace ve své kanceláři, ale setkávají se s určitými obtížemi. Vedení často není schopno takové změny provést, protože se bojí čelit nespokojenosti zaměstnanců a poklesu jejich produktivity.
Denis Chernichkin, ředitel společnosti Haworth Business Interiors, nám řekl, proč může změna koncepce kancelářského interiéru negativně ovlivnit práci společnosti a co je třeba vzít v úvahu, aby byl prostor co nejefektivnější.
Jaké jsou hlavní potíže při implementaci projektů, jako je agilní a činnost založená na činnosti?
- Kanceláře implementované podle těchto konceptů v první řadě předpokládají přítomnost mnoha různých funkčních oblastí, které si zaměstnanec může zvolit podle svého uvážení, v závislosti na konkrétním úkolu a typu činnosti. Tato rozmanitost poskytuje při plánování kanceláře takovou svobodu jednání, že lidé za to odpovědní někdy nemají ponětí, kde začít, na co se zaměřit nebo vůbec nerozhodnout o významných změnách, a pokud ano, nemohou jasně formulovat úkol a vysvětlit architektům, jakého výsledku je třeba dosáhnout. Formulace jsou obvykle příliš abstraktní, založené spíše na pocitech a trendech než na konkrétních faktech a statistikách. Tato přání nejsou zdaleka smysluplným, strukturovaným a vysoce kvalitním technickým úkolem, který odráží požadavky na efektivní prostor dnes a ve vzdálenosti od tří do pěti let pro konkrétní společnost. Výsledek se může ukázat jako nevhodný podle očekávání zákazníka.
Společnosti, které nerozumí tomu, co přesně chtějí získat, často začnou kopírovat nápady stávajících kanceláří, aniž by se přizpůsobily svým vlastním potřebám a implementovaly je ve zcela jiném prostoru, za jiných podmínek, v jiných týmech, které zásadně nejsou připraveny takovéto dokumenty přijmout. koncepty. Ve výsledku to vede k výraznému snížení produktivity.
Navzdory skutečnosti, že tyto obtíže jsou podstatnější při přechodu na koncepty agilní a činnosti založené na činnosti, mohou vzniknout při vytváření jakéhokoli prostoru. Je samozřejmě snazší vytvořit standardní kancelář „otevřeného prostoru“, kde se často používají řešení stejného typu, ale i v takových případech vznikají potíže s formulováním požadavků na efektivní prostor.
Jak definujete efektivní kancelářský prostor?
- Jedná se o prostor, který spojuje lidi a kde jsou nejvíce produktivní a efektivní. Toto je prostředí, ve kterém mohou pracovní týmy nebo jednotliví specialisté maximalizovat svůj potenciál, když jim okolní prostor nebrání, ale pomáhá. A protože každý tým a každý specialista má individuální vlastnosti, je efektivní prostor pro každou jednotlivou organizaci jedinečný. Neexistuje jediný scénář ani správná odpověď, protože hodně záleží na cílech společnosti. Pro některé je v tuto chvíli důležité snížit náklady, snížit metry čtvereční na osobu, pro jiné - vytvořit nový produkt nebo pro někoho přinést novou technologii na trh - zvýšit spokojenost zákazníků a kvalitu služeb. Někdy jsou tyto úkoly v konfliktu. Každá společnost proto musí určit, jaké jsou její cíle, kritéria úspěchu a způsob, jak jich dosáhnout, a jak může prostor pomoci při plnění těchto úkolů.
Navrhoval bych začít identifikováním jednoho velmi důležitého parametru - organizační kultury. Je to ona, kdo odlišuje společnosti od sebe navzájem. Toto je nesmírně důležitá vlastnost, která je na našem trhu často podceňována, ačkoli její význam je ve světě uznáván již dlouho. Znalost a porozumění kultuře vaší společnosti usnadňuje určení, jaký prostor potřebuje.
Jak může kultura souviset s vesmírem?
- Kultura ovlivňuje doslova všechny aspekty činností organizace, včetně managementu, obchodních procesů, vytvořených produktů, přitažlivosti a udržení zaměstnanců, rozhodovacího systému, reputace a mnohem více. Buduje pocit bezpečí, oddanosti společnosti a ovlivňuje spokojenost a produktivitu zaměstnanců. Proto se na ni často pohlíží jako na plnohodnotné a velmi důležité aktivum organizace.
Kultura ve společnosti je obvykle spojována s formálními věcmi, jako jsou firemní hodnoty, pracovní standardy, kodexy chování - takzvané viditelné faktory. Existují však také neviditelné faktory, které určují nevyslovená pravidla a zvyky lidí. V této oblasti hraje důležitou roli také pracovní prostor, včetně architektury, interiérů a řešení nábytku. To znamená, že pracovní prostor je důležitou součástí organizační kultury a musí jí odpovídat. Je to jako kousek skládačky převzatý z jiné sady - nejenže se nevejde na sousední prvky, ale úplně zničí celý obrázek. Stejně je to s prostorem. V mnoha ohledech formuje způsob, jakým zaměstnanec pracuje, takže pokud se prostor nehodí k současné kultuře, lidé budou pracovat proti hodnotám společnosti.
Ukazuje se, že pokud přesunete zaměstnance z jedné kanceláře do druhé, která se výrazně liší od předchozí, bude pracovat jinak?
- Rozhodně. Tato změna samozřejmě nebude vždy tak okázalá, ale jde o to, že typ prostoru, funkce v něm dostupné a organizační kultura obecně určují, jak člověk přistupuje k úkolům, komunikuje s kolegy a činí rozhodnutí. Koneckonců, i když o tom obvykle nepřemýšlíme, vliv kultury na naše chování je opravdu velký. Stojí za to změnit místo a my se již podvědomě chováme jinak.
Líbí se mi výrok Winstona Churchilla: „Nejprve definujeme tvar našich budov a poté naše budovy určují tvar našeho chování.“A skutečně je. Vezměte například pro srovnání chování lidí mimo kancelář - v drahé restauraci a v běžné hospodě. V prvním případě se snažíme odpovídat úrovni - formální styl oblékání, klidný tón, často konverzace na intelektuální témata. Představte si ale, že jsme v hospodě - naše chování bude svobodnější a neformálnější. Totéž se děje v kancelářích - prostor přímo ovlivňuje chování a pracovní styl zaměstnanců.
Co když se zaměstnancům nelíbí prostor, ve kterém pracují? Jak to na ně zapůsobí?
- To je nesmírně důležitá otázka. Nespokojenost zaměstnanců s kancelářskými prostory, kde například není možné najít pohodlný funkční prostor vhodný pro konkrétní úkol, nebo existuje mnoho nepříjemných rozptýlení, vytváří výrazný negativní efekt. Zaměstnanci však bohužel nemohou stávající prostor sami změnit. Taková autorita spadá na bedra profesionálů odpovědných za vytvoření kancelářského interiéru, kteří musí při vytváření co nejpohodlnějšího prostředí brát v úvahu kulturní charakteristiky organizace. Navíc vzhledem k různým typům činností oddělení v rámci jedné organizace existují takzvané subkultury, které je třeba zohlednit také při navrhování.
Všichni víme, že architektura různých zemí a měst se navzájem liší, odráží kulturní charakteristiky a vytváří jedinečnou atmosféru. V kanceláři je všechno stejné - design a architektura kancelářských prostor by měla odrážet individualitu organizace a jejích divizí.
Jak můžete definovat svou organizační kulturu a pochopit, který prostor se k ní nejlépe hodí?
- Je to vlastně docela jednoduché. Existuje klasifikace založená na 25 letech výzkumu profesorů z Michiganské univerzity Camerona a Quinna s názvem „Konkurenční hodnoty“. Vědci identifikovali čtyři dominantní hodnoty ve společnostech: Spolupráce, Rivalita, Tvorba a Kontrola. Každá hodnota je spojena se sadou charakteristik pracovního prostoru, která maximalizuje jeho podporu. Mimochodem, tento model byl mnohými odborníky uznán jako velmi efektivní a podle hodnocení Financial Times se dostal do top 50 nejlepších obchodních nástrojů v historii.
Podívejme se například na společnosti, kde dominuje hodnota Control. U těchto organizací je klíčem dělat svou práci „správně“. Vyznačují se jasnou organizační strukturou, hierarchií, přísnou kontrolou, množstvím protokolů a postupů a formální interakcí se zaměstnanci. Nejčastěji se jedná o velké byrokratické korporace a vládní agentury, stejně jako finanční a právní oddělení. Prostor v tomto případě by měl být charakterizován uspořádaným, srozumitelným uspořádáním pracovišť, udržováním hierarchie a stavu, vybavením vysokými oddíly a speciálně určenými oblastmi pro interakci, spíše samostatnými zasedacími místnostmi. Pracoviště jsou obvykle izolovaná, pevně rozdělená na oddělení v těsné blízkosti šéfa, v interiéru se často používají konzervativní barvy.
Pro srovnání vezměme opačnou hodnotu „Stvoření“. Společnosti, v nichž dominuje tato hodnota, se vyznačují touhou udělat nejprve produkt nebo službu, zaměřují se na inovace, out-of-the-box myšlení, na touhu stát se lídrem prostřednictvím nového vývoje a rychlejšího uvedení na trh jedinečná nabídka. Tento typ je často spojován s IT společnostmi i agenturami kreativního marketingu, ale ve skutečnosti má téměř každá společnost, která vytváří svůj vlastní produkt, tuto hodnotu, zejména pokud je ve svém oboru na předním místě. Pro takové společnosti je nesmírně důležité mít možnost kdykoli vést skupinové diskuse, brainstormingy, schůzky, neformálně sdílet své nápady s kolegy. Proto tento typ organizace vyžaduje mnoho různých míst pro individuální soustředěnou práci, stejně jako pro kolektivní interakci a spontánní setkání, velké plochy pro vizuální zobrazení informací, prostornější prostory s dobrou perspektivou, protože podporuje představivost, složitější a organické rozložení, nejednotnost designu a opakování, inspirativní řešení interiéru, méně omezení a více svobody a mnoho různých oblastí kreativity s dobrou akustikou, protože tvůrčí proces je velmi snadno zničen.
Nejdůležitější je však pamatovat na to, že každá společnost vždy kombinuje všechny čtyři hodnoty. Zpravidla dominují dva z nich, ale v každém případě je organizační kultura každé společnosti jedinečnou kombinací všech těchto hodnot, které jsou přítomny v určitých poměrech. Proto nebudete moci najít společnosti se stejnou kulturou. Znát svou vlastní organizační kulturu, porozumět rovnováze klíčových hodnot a získat jasnou představu o tom, jaký prostor je potřebný pro každé konkrétní oddělení a společnost jako celek.
Jak přesně můžete určit kulturu ve společnosti?
- Pro jasnou diagnostiku organizační kultury společnosti a jejích divizí je vyžadován komplexní vědecký přístup. My v HAWORTH máme vlastní patentovanou metodiku CultureLENS ™ pro provádění tohoto druhu výzkumu. Díky počítačové technologii se této studie mohou zúčastnit všichni zaměstnanci, kteří na dálku odpovídají na otázky a analyzují současnou organizační kulturu. Vrcholoví manažeři odpovídají na další otázky, které jim pomohou určit preferovanou organizační kulturu, kterou by ve své společnosti rádi viděli za 2–3 roky. Všechny odpovědi jsou zpracovávány počítačem, což umožňuje odborníkům a stratégům v oblasti kancelářských prostor vypracovat pro klienta individuální závěry a doporučení. Například srovnání současných a preferovaných kultur vám pomůže pochopit, kterým směrem se pohybovat a jaké změny je třeba v kancelářských prostorách provést, aby bylo dosaženo požadovaných výsledků, aniž by to způsobilo odmítnutí a odpor zaměstnanců.
Chápu správně, že výsledky studia organizační kultury tvoří základ zadávací dokumentace pro konstrukci kanceláře? Potřebují zákazníci poskytnout něco jiného?
- Ano, výsledkem studie je podrobná zpráva, která je stručným návrhem, podrobným zadáním pro vytvoření budoucí kanceláře s příklady prostorových řešení, která podpoří preferovanou organizační kulturu studované společnosti. Mluvil jsem však pouze o jednom nástroji, i když základním. Kromě organizační kultury je důležité porozumět dalším individuálním charakteristikám organizace - existujícím pracovním stylům, typům interakce mezi odděleními a zaměstnanci, statistikám využívání pracovišť a společných míst, osobní spokojenosti s aktuálním pracovním prostorem atd. Existuje další výzkum, který společnostem pomůže identifikovat všechny tyto funkce.
Závěrem bych chtěl ještě jednou zdůraznit, že každá společnost musí při navrhování nové kanceláře nebo provádění renovace ve stávající kanceláři pečlivě analyzovat sama sebe a své potřeby. Je možné, že tato organizace nemusí přepínat na agilní nebo činnost založenou na činnostech. Nikdo nemá za úkol sledovat módu nebo být trendy, naší odpovědností je vytvořit správný prostor, který zvyšuje produktivitu, spokojenost a angažovanost zaměstnanců. Koneckonců, lidé jsou hlavním přínosem každé společnosti.
